Osjećate li se ponekad da nemate dovoljno sati u danu? Trčite li svakodnevno za obvezama, a osjećate se zauzeto cijeli dan? Imate li dojam da na kraju dana popis stvari i izvršenih zadataka nije dovoljno ispunjen, a umorni ste i frustrirani od posla? Iscrpljenost od radnih zadataka se nastavlja i nakon radnog vremena kada vas kod kuće dočekaju računi, kuhinja, djeca i ostale obveze?

Ako ste se pronašli u nekoj od navedenih rečenica, vjerojatno imate problema s upravljanjem vremenom. Kada se život zakomplicira, obveze se brzo nakupe i stvaraju stres. Uspješna organizacija vremena nije u tome da se apsolutno sve obveze s popisa izvrše, već u tome da pokušate odrediti koje obveze su zaista bitne i nužne za vaš život.

Upravljanje vremenom je vještina koja se uči i koja je potrebna za postizanje bolje kvalitete života. Upravljanje vremenom na efikasniji način ne znači samo uspješno realiziranje želja i obveza, već i dovoljno vremena za opuštanje i slobodne aktivnosti. Zvuči nemoguće?

Upravljanje vremenom – definicija uspješne organizacije vremena

Upravljanje vremenom se definira kao sposobnost planiranja i kontroliranja obveza, planova i svakodnevnih ciljeva. To uključuje vještinu žongliranja između različitih domena života, od posla, obitelji, društvenog života, hobija itd. Važno je utvrditi jasne ciljeve i prioritete kako biste znali odrediti koji zadaci nisu toliko bitni ili ih je moguće obaviti kasnije. Tijekom sedamdesetih godina prošlog stoljeća, uspješna organizacija vremena se temeljila na metodi prioriteta ABC. Svaki projekt ili zadatak koji se nalazi na popisu A se smatra najvažnijim. Zatim slijedi popis B gdje su manji važni zadaci, a na popisu C su najmanje važni zadaci i obveze za koje ne morate odmah izdvojiti vrijeme. S vremenom se ova metoda mijenjala i ažurirala, no danas se promijenilo i radno okruženje, način obavljanja posla i mogućnost raspodjele prioriteta na popise. Nekako se čini da bi se sve moglo svrstati na popis A, no to baš i nije tako.

Većina ljudi misli da može učinkovito upravljati vremenom tako da nekoliko dana spava malo kraće, a radi malo dulje. To možda zvuči kao dobra ideja za povećanje produktivnosti, ali nije baš tako. Ljudima je u prosjeku potrebno 7 do 8 sati sna kako bi svojemu tijelu i umu omogućili dovoljno vremena za odmor i resetiranje. Iako već svi to znaju, čini se da 73% Amerikanaca ne spava dovoljno, a 54% njih navodi stres kao glavni razlog nedovoljnog noćnog odmora. Zanimljiv podatak u cijeloj priči je taj da čak 37% njih ističe kako je za nedostatak sna, ali i produktivnosti, krivo provođenje vremena na društvenim mrežama. Zasebno istraživanje na ovu temu je pronašlo informacije da oni koji su izjasnili da nemaju vještine upravljanja vremenom pate od apneje u snu, imaju probleme s krvnim tlakom te još brojne druge zdravstvene poteškoće. Zabrinjavajući podatak je da je takvih bilo čak 63% ljudi.

Uspješna organizacija vremena – prednosti

Učinkovito upravljanje vremenom ne može vam samo pomoći u pronalaženju više sati u danu i adekvatnom noćnom odmoru, već također u smanjenju razine stresa i anksioznosti. Iako uspješno usvajanje strategija za organizaciju vremena zahtjeva preispitivanje vaših vrijednosti i prioriteta, unošenje takvih promjena u način života ima mnoge koristi koje su zaista vrijedne truda. Samo neke od njih su:

• ostvarenje životnih ciljeva,
• pronalaženje stabilnosti i ravnoteže u svim segmentima života,
• poboljšanje odnosa,
• smanjenje odugovlačenja i gubljenja vremena,
• povećanje produktivnosti,
• više slobodnog vremena za hobije,
• smanjenje frustracija,
• unaprjeđenje karijere,
• povećanje životnog zadovoljstva,
• poboljšanje zdravlja.

Loše upravljanje vremenom – prepreke

Loše upravljanje vremenom može biti povezano s odugovlačenjem, problemima pažnje i koncentracije ili poteškoćama sa samokontrolom. Da bi se suprotstavili takvim preprekama u organizaciji vremena, psiholozi su počeli promicati ideju o postavljanju radnih okruženja koja povećavanju učinkovitost i produktivnost. Ključna stvar u cijeloj priči je pronalaženje optimalnog okruženja koje predstavlja pogodan radni prostor.

Međutim, to se razlikuje od osobe do osobe. Dok neki preferiraju uredan radni stol, drugi se bolje osjećaju u svojem kreativnom neredu. U današnje vrijeme, najvažnije je izolirati distraktore kao što su pametni telefoni i dopisivanje putem društvenih mreža. Ponekad je važno postaviti i rokove te vremenska ograničenja koja nekim ljudima pomažu kako bi odredili točno vremensko razdoblje potrebno za dovršavanje određenog projekta ili zadatka.

Kako postaviti granicu između poslovnog i privatnog života?

U današnjem digitalnom vremenu, postalo je preteško odrediti granicu između posla i privatnog života. Nije neuobičajeno da se u sitnim noćnim satima pali računalo, otvara pretinac e-pošte i započinje posao. Izgleda kao da nam je tehnologija onemogućila da nakon radnog vremena jednostavno budemo „izvan mreže“, već smo cijelo vrijeme u poslu.

Druge kulture ne trpe takav zahtjevni radni vijek. Primjerice, Danska, koja ima visoko rangiranu kvalitetu i zadovoljstva života svojih građana, produženi radni tjedan bilježi kod samo 2% stanovništva. No, ima li Danska zbog toga manje produktivnu radnu snagu? Definitivno ne.

Postavljanje jasnih granica između posla i kuće se također razlikuje od osobe do osobe. Postoje ljudi koji se nazivaju „segmentatorima“, odnosno oni koji preferiraju ostavljanje posla nakon radnog vremena – na poslu. Odgovaranje na poruke ne dolazi u obzir nakon izlaska iz ureda, a život kod kuće ne trpi poslovne zadatke. No, postoje i „integratori“, odnosno osobe koje u svojem domu imaju čak i kućni ured, a dostupni su za posao skoro pa cijeli dan. Takve osobe vole spajati posao i privatnost, a nerijetko i svoje kolege s posla pozivaju na kućne zabave i druženja.

Stručnjaci ne zauzimaju niti jednu stranu kod ove dvije vrste ljudi. Čini se da i segmentacija i integracija imaju prednosti, ali i nedostatke. Oni koji postavljaju jasne granice između posla i kuće imaju manje sukoba interesa između ove dvije domene te im je lakše mentalno se isključiti iz jedne domene kada je to potrebno. To im pomaže u smanjenju stresa i iscrpljenosti te im dozvoljava ulaganje dodatne energije u ono što rade. Međutim, i integratori imaju svoje prednosti. Smatra se da doživljavaju manje negativnosti kada posao obavljaju od kuće. Primjerice, kada ih netko s posla kontaktira kada su kod kuće, osjećaju se manje nervozno i stresno u odnosu na zaposlenike koji apsolutno ne toleriraju poslovne pozive izvan radnog vremena.

Uz to, integratori radna iskustva češće pozitivno doživljavaju, a pozitivne emocije koje doživljavaju kod kuće utječu na njihov radni život pomažući im u ostvarenju poslovnih ciljeva. Naravno, može se dogoditi da se vaša sklonost integraciji ili segmentaciji posla i kuće možda neće podudarati s onim što se od vas očekuje na poslu. Na primjer, ako ste segmentator, a radite u timu s osobom koja je integrator, možda ćete se osjećati prisiljenima provjeravati svoj pretinac e-pošte kada ste kod kuće.

Međutim, bilo bi dobro da jasno iskomunicirate takve uvjete svojim šefovima i kolegama. Upravljanje vremenom u ovim situacijama može biti zaista izazovno i teško, ali nije nemoguće. S vremenom ćete vjerojatno znati uskladiti svoje želje i poslovne ciljeve, ali u početku je bitno jasno odrediti vlastite sklonosti i prioritete, odnosno – želite li posao obavljati od kuće, osjećate li se ugodnije kada završetkom radnog vremena završava i bilo kakva radnja povezana s poslom kojega radite ili ste ipak tip koji voli sve obavljati u hodu i kod kuće, neovisno o vremenskim ograničenjima i rokovima?!

Kako uspješno organizirati vrijeme?

Da biste pojednostavili svoj život i postavili ga na bolje mentalno i emocionalno mjesto, nemojte čekati sutra ili počinjati od ponedjeljka ili od prvog u mjesecu itd. Počnite danas!

Donosimo vam nekoliko ključnih savjeta koji će vam pomoći u usvajanju strategija potrebnih za uspješnu organizaciju vremena:

1. Prepoznajte svoje slabosti i snage. Pokušajte spoznati koja su područja vaše bolne točke, a u kojim područjima ste nenadmašni. Primjerice, ako ste skloni zapisivanju stvari, ali zaboravite gdje ostavljate podsjetnike – promijenite to. To su prepreke u postizanju ciljeva i stvarni razlozi zašto neke rezultate niste postigli. Shvatite gdje trebate usmjeriti pozornost i što trebate mijenjati u svojemu pristupu. Upoznavanje sebe je prvi korak u ostvarivanju učinkovite i dugotrajne promjene.

2. Filtrirajte obveze. Popisi obveza ili poznate „to do“ liste su sve popularnije, ali ne djeluju baš dobro na vašu produktivnost. To je zato što često nisu u pitanju stvari koje su vam bitne i prioritetne, već uglavnom samo popisi svega onoga što morate obaviti. Kada malo bolje proučite taj popis, shvatit ćete da postoji dosta stvari koje zahtijevaju vašu maksimalnu pažnju i pozornost, ali nemaju stvarnog utjecaja na vašu budućnost. Umjesto obavljanja takvih obveza, pronađite one koje su bitne, koje se mogu identificirati s vašim vrijednostima i koje neposredno utječu na vašu budućnost. Što vam je od svega toga najvažnije? Kada to ustanovite, napravite popis prioriteta te postavite obveze redoslijedom po njihovoj važnosti. Svaki dan se usredotočite na ono što se nalazi na vrhu stranice.

3. Odvojite vrijeme na kraju svakoga dana za sljedeći dan. Prije nego započnete novi dan, trebali biste promisliti što ste u proteklom danu uspjeli obaviti te što vas čeka sutra. Bilo bi dobro da prije odlaska na spavanje budete svjesni koje tri stvari, odnosno koja tri prioriteta ćete pomaknuti na vrh stranice svojih obveza i na što ćete usmjeriti svoju koncentraciju. Međutim, nemojte se predugo zadržavati na takvom promišljanju. Prije spavanja samo napravite kratki podsjetnik što vas sutra čeka, a zatim mirno utonite u snove jer „jutro je pametnije od večeri“.

4. Postavite manje ciljeve. Nakon što ste sastavili popis obveza koje su vam bitne i prioritetne, bilo bi dobro da se posvetite detaljima, odnosno manjim ciljevima koje je potrebno postići prije nego se ostvari ono što je na popisu. Jednom kada ste veliki cilj razložili na manje dijelove, možete isplanirati konkretne korake, rokove i ljude koji su povezani sa svakim vašim prioritetom kojem ćete se posvetiti. Lakše je postići, ali i općenito zamisliti, vlastite ciljeve i napretke kada do njih dolazite korak po korak. Uzmite vremena za ostvarenje ciljeva i uživajte u procesu napretka jer je on dragocjeniji nego krajnji proizvod. Kako biste si olakšali, zapišite svoje planove. Ako je moguće, radite to bez mobitela. Kada na papir zapišete svoje obveze, ciljeve i želje, informacije koje ste zapisali duže se zadržavaju u mozgu zato što ste u njih uložili puno više truda nego da ste ih samo upisali u mobitel.

5. Posložite stvari na svoje mjesto. Stvorite svoj vlastiti red i stavite stvari tamo gdje znate da ćete ih pronaći. Kreativni nered može biti simpatičan neko vrijeme, ali ako stvari izmaknu kontroli vjerojatno ćete biti kao jedan od onih koji pišu podsjetnike, ali ne znaju gdje ih ostavljaju. Neorganizirani prostor često dovodi do neorganiziranog uma, a to će ometati vaš napredak prema najvažnijim stvarima i ciljevima koje želite postići. Ne ustručavajte se riješiti nekih stvari koje vam stvaraju nered te pronađite sustav koji vam najbolje odgovara. Vjerojatno ćete potrošiti neko vrijeme da se organizirate i dovedete sve u svoj red, ali u konačnici ćete uštedjeti puno više vremena nego što se čini.

6. Cijenite svoje vrijeme. Društvene mreže mogu biti odlična vrsta zabave i razbibrige, ali pažljivo trošite svoje vrijeme. Što više vremena provedete na društvenim mrežama i internetu, to će vam biti teže vratiti se uobičajenim dnevnim prioritetima koji nisu tako zabavni i jednostavni. Umjesto da svaku slobodnu minutu provedete na internetu, odvojite barem 15 minuta dnevno kako biste jednostavno zurili kroz prozor i uživali ne radeći ništa. Nakon toga se vratite stvarima koje su bitne. Mozak treba neko vrijeme za resetiranje i relaksaciju, ali to znači vrijeme bez ekrana i bez ikakvih distraktora.